Tipps für einen gelungenen Firmenumzug

Die Räume sind zu klein, das Gebäude genügt nicht mehr den Ansprüchen, Standorte sollen zusammengelegt werden: Für einen Firmenumzug gibt es viele Gründe.

Währenddessen steht der Betrieb meist still, daher ist eine gute Planung und Vorbereitung elementar. Hinzu kommt, dass bei vielen Betrieben sperrige und empfindliche Maschinen mit umziehen müssen. Florian Knackstedt, Experte der Nürnberger Versicherung, weiß, was Betriebe bei der Planung ihres Umzugs beachten sollten und welcher Versicherungsschutz empfehlenswert ist.

Frühzeitige Inventarisierung und Planung

Abhängig von der Größe des Betriebs sollten die Planungen für einen Firmenumzug drei bis sechs Monate vorher beginnen. Wichtig ist es, die Mitarbeiter frühzeitig über den Umzug zu informieren und mit ins Boot zu holen. Bei der Wahl des neuen Firmenstandortes sollte auch das Angebot der Internetbandbreite geprüft werden. Reicht die Übertragungsgeschwindigkeit nicht aus, beeinträchtigt dies den späteren Arbeitsablauf. Außerdem ist es sinnvoll, eine Inventarliste der Firmeneinrichtung zu erstellen.

"So erhält der Unternehmer nicht nur einen aktuellen Überblick aller Möbel und Maschinen, sondern kann gegebenenfalls noch optimieren und beispielsweise Schreibtische für das neue Büro bestellen", rät Knackstedt. Unternehmer müssen zudem entscheiden, ob ein Umzugsunternehmen beauftragt werden soll. "Gehören große, schwere oder auch empfindliche Maschinen und Geräte zum Inventar, ist es ratsam, ein darauf spezialisiertes Transportunternehmen frühzeitig zu kontaktieren", ergänzt der Experte der Nürnberger Versicherung.

Professionelle Umzugsunternehmen können auch bei der Planung sowie der Vorbereitung des neuen Standorts unterstützen. Ein Umzug bringt außerdem viele kleine To-dos mit sich, wie beispielsweise Adressänderungen bei Lieferanten oder Anpassungen in der Signatur. Um nichts zu vergessen, kann es sinnvoll sein, eine Checkliste zu erstellen.

Auswahlkriterien für Transportunternehmen

"Sind Maschinen Teil des Umzugs, sollten bei der Auswahl eines Transportunternehmens vor allem die Montage-, Transport- und Technikfähigkeiten überprüft werden", rät  Knackstedt. Baut die Spedition die Geräte am alten Standort ab? Ist sie für den Transport empfindlicher Geräte ausgestattet? Übernimmt sie Montage und Anschluss der Maschinen am neuen Standort?

Wichtig ist auch abzuklären, wer die Überprüfung der neuen Räumlichkeiten übernimmt, um sicherzustellen, dass beispielsweise die Tragfähigkeit der Decken ausreicht. Ein weiteres Kriterium für die Wahl des Umzugsunternehmens sind außerdem die Kosten. Diese hängen unter anderem davon ab, wie hoch das Transportvolumen ist oder ob Ab- und Aufbau mit beauftragt werden. Besonders wichtig: In welcher Höhe haftet die Umzugsfirma bei einem Schadensfall? Häufig ist das Umzugsgut nur bis 620 Euro pro Kubikmeter versichert.

Kommen bei dem Umzug allerdings teure Bauteile oder elektronische Geräte zu Bruch, ist diese Pauschale selten ausreichend. Daher empfiehlt der Experte der Nürnberger Versicherung, beim Umzugsunternehmen nachzufragen, ob die Möglichkeit besteht, für einen vollständigen Schutz eine zusätzliche Transportversicherung abzuschließen.

Neuer passender Versicherungsschutz

Verfügt der Betrieb über eine Geschäfts-Inhaltsversicherung, so ist der Versicherer frühzeitig und vor dem Umzug in die neuen Räumlichkeiten zu informieren. Ist bis jetzt beispielsweise eine Einbruchmeldeanlage verpflichtend eingebaut, muss diese auch in den neuen Räumlichkeiten installiert werden. Darüber hinaus empfiehlt der Experte der Nürnberger Versicherung, weitere Versicherungen zu überprüfen.

Denn oft werden bei einer Standortverlegung beispielsweise eine neue IT-Ausstattung, eine neue Einrichtung oder neue Maschinen erworben. Oder es werden beispielsweise Deckenabhänge, Wandverkleidungen, Bodenbelege oder Fundamente der Maschinen in die neuen Räume eingebracht, die bisher noch nicht Teil des Versicherungsschutzes waren. Im Rahmen des ProfiLine UnternehmensSchutz bietet die Nürnberger Versicherung eine Unternehmens-Wertanalyse, bei der sie den aktuellen Wert des technischen und kaufmännischen Betriebsinventars überprüft.

"Anschließend erhält der Unternehmer die exakte Versicherungssumme für die Betriebseinrichtung sowie einen individuell angepassten Versicherungsschutz aus verschiedenen Bausteinen", ergänzt Knackstedt.

Weitere Informationen: www.nuernberger.de/inhaltsversicherung/